MANAJEMEN / ADMINISTRASI PERKANTORAN

PENATAAN RUANG KANTOR

Ada 2 perumusan tentang defenisi tata ruang kantor yaitu :

1. Penataan kantor sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.

2. Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.

Contoh penataan ruang yang buruk

Contoh Penataan kantor yang baik

PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancar.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

AZAS-AZAS PENATAAN RUANG KANTOR YANG BAIK

1. Azas jarak terpendek yaitu suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya.

2. Azas rangkaian kerja yaitu menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan .

3. azas penggunaansegenap ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada termasuk ruang yang vertikal keatas maupun kebawah.

4. Azas perubahan susunan tempat kerja yaitu terjadinya pengubahan tata ruang kantor tersebut.

ADA 2 MACAM TATA RUANG KANTOR YAITU :

1. Tata ruang kantor terpisah yaitu susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar

2. Tata ruang kantor yang terbuka yaitu Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.

KEEFEKTIVITASAN TATA RUANG KANTOR TERBUKA

1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
2. lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
4. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.

TEHNIK UNTUK MENCAPAI SUATU TATA RUANG KANTOR YANG BAIK ADALAH :

1. Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama.
2. Pada tata ruang yang terbuka susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris.
3. Diantara baris-baris meja disediakan lorong-lorong untuk keperluan lalu lintas pegawai yang biasanya berjarak 120 cm
4. jarak antara satu meja dengan meja yang dimuka / dibelakng selebar 80 cm
5. pengawas kantor ditempatkan dibelakang para pegawainya.

LANGKAH-LANGKAH DALAM MERANCANG TATA RUANG KANTOR

1. Hendaknya dibuat gambar denah kantor yang bersangkutan dengan skala 1 : 40
2. Mempelajari segenap pekerjaan yang termasuk dalam lingkungan kantor, hendaknya semua aktivitas perkantoran dicatat.
3. Menyusun letak meja-meja kerja untu para pegawai
4. Tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan-guntingan gambar meja dan kursi diatas gambar denah. Apabila sudah diperoleh tata ruang yang terbaik. Lekatkanlah guntingan-guntingan gambar tersebut pada gambar denah tadi.

FAKTOR-FAKTOR LAIN YANG BERHUBUNGAN DENGAN

TATA RUANG KANTOR

1. Cahaya.

Cahaya yang abadi / permanen : matahari dan cahaya buatan seperti lampu-lampu

Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 5-7,5 meter dalam ruangan.

Cahaya terbagi 4 yaitu

* Cahaya langsung seperti lampu-lampu

* Cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca

* Cahaya setenagh tak langsung

* Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung karena akan memelihara kesejukan mata.

1. Warna

Warna merupakan faktor yang penting untuk mempengaruhi keadaan jiwa pegawai.

Menurut ahli ada 3 warna pokok yaitu : merah, kuning dan biru.

* Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat menimbulkan emosi

* Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira

* Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu :

88% warna putih

88% campuran warna puutih dan hijau

83 % warna abu-abu

81 % warna gading

Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan.

Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor

Jika pekerjaan merupakan produktivitas diperlukan warna putih

1. Udara.

Udara untuk AC diruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang dibuat yaitu :

o Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin

o Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja

o Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja

1. Suara

o Suara yang gaduh dapat mengganggu efisien kerja

o Suara dapat dikurangi dengan lubang-lubang pentilasi agar suara terbawa angin keluar.